fukuidayo

人と組織と、fukui's blog

32歳にして会社を辞め、小説家になることを志し、食うために起業したある男のblogです。

プロジェクト

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プロジェクト推進者のための議事録の書き方

プロジェクトを設計(デザイン)し、前に進める。という仕事に取り組み始めてから、ありがたい事に多くの仕事の相談や依頼を受けるようになった。やってみて感じるのは、企画するだけでなくて、ものごとを確実に前に進めてくれる人をどこの企業も求めているんだなー、ということ。

プロジェクトを設計し、前に進める。というと大層なことをやっているように思えるかもしれないけれど、実は僕がやっていることは本当に単純で、

・アジェンダをつくり
・会議をファシリテートし
・議事録を作成する

ということをしているだけだ。もちろんプロジェクトを円滑に進めるために必要であれば、情報共有やプロジェクト推進のツールを提供したりもするけれど、基本的には無料で利用でき、汎用性の高いものしか使わない。

プロジェクトを前に進めるために、ちょっとしたTIPSのようなものも身につけてはいるつもりだけど、基本はやっぱり議事録だと思う。

企業の中には、一番若い、あるいは役職的に一番下の人が議事録を書くというケースも多いと思うけれど、ことプロジェクトの推進に関わる会議ではこれはダメだと思う。そんなプロジェクトは失敗する確率が高い。基本は、

1)会議をファシリテートする人がアジェンダをつくり、議事録をとるべきだ。
2)それが無理なら、会議をファシリテートする人と同じレベルでものごとを考えられるNo.2がそれに取り組むべきだ。
3)それも無理なら、優秀な若手にアジェンダ作成と議事録を任せ、ファシリテーターがすぐに、かつしっかりと目を通してアジェンダと議事録をレビューすべきだ。

それが出来ているプロジェクトは、力強く前に進む。
出来ていないプロジェクトは前に進まない。

それだけのことだ。
本当にわかりやすい。

逆に言うと議事録を任せられた若手は「めんどくせー」と言わず、自分が実質的なプロジェクトリーダーになったつもりで、議事録作成にあたるべきだ。実際に、議事録の担当になった人はそれぐらいの権利を持つことになる。

何故なら、

アジェンダを作成できる:これは実質的に会議で決めること、話すことの主導権を握ったも同じことだ。会議の前に自分の考えをファシリテーターにぶつけ、吟味することが出来る。

議事録を作成できる:これにはいくつかのメリットがある。
・プロジェクトの全体像、推進すべきタスクに関して誰よりも詳しく理解できる。
・進捗が滞っているものや人、明確になっていないものに関して立場上確認が取れる。

まさに、議事録担当はプロジェクトの実質的なリーダーと言えよう。自分が未熟であれば、実質的なリーダーになるための最良のトレーニングの場だとも言える。(その意識をもって議事録作成にあたるのであれば。)

さすがに毎日毎日議事録を書いていると、どのような議事録が簡単で、プロジェクト推進に効果的なのかわかってくる。

というわけで、僕が普段利用しているアジェンダ、議事録のテンプレートを紹介したいと思う。

議事録ってどうとればいいの?と悩んでいる企業経営者や若手社員の方にも読んで頂き、事業の推進や若手社員の育成に役立てて頂ければと思う。

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ルパン型組織でいこう!


すごく共感できる内容のblogがあったので、今のうちにfukuiなりの感想を書いておく。

物事を深刻にしすぎる人達(切込隊長BLOG)


えっと、要点をまとめると

・何となくおもいついて、さらさらっと企画を書いてヒットさせちゃう創造的な人がいる。
・いったんヒットし、世間が騒ぎ始めると、統制屋たちが動き出す。(広報部や経営企画部、ライツ部)
・統制屋達は特定分野のプロフェッショナルたちだが、それ単体でみるとコストセンター。
・統制屋が仕事をすればするほど、組織は窮屈になる。


こんな感じかな。創造的な仕事をして、それがヒットする。ヒットしたとたんに、統制屋たちが動き始める。ヒットした商品やサービスがきちんと形になるためには、広報や権利関係もしっかりしなきゃいけないから、統制屋たちが全部悪いってわけじゃない。

でも、世の中には、顧客に求められる創造的なサービスがとても生まれにくい、ルールと仕組みでがっちり縛った企業が存在する。創造性あふれる人が、その創造の価値を世に広めるために、統制屋たちを雇ったのに、統制屋たちの役割と発言権が肥大化して、どんどん創造性を発揮する場を奪っていく。最後に残るのは、価値を生み出す人がいなくなり、ゆっくりと死んでいくだけの恐竜のような企業群だ。

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ソウルビレッジフィロソフィア:プロジェクトデザイン学部 第二回


10月27日 ソウルビレッジ・フィロソフィア プロジェクトデザイン学部 第二回の講義に参加してきました。えっと、ノートを見ながらのメモなので、完全に正確ではないですが、第一回の講義で聞いたところによると、プロジェクトデザインは、

1)テーマ設定
2)プランニング
3)企画実行に向けた準備
4)プロジェクトのビジュアルイメージ、ネーミング、コピー
5)集客、認知
6)実行時の全体プロデュース
7)継続のためのアフターフォロー
8)意思を受け継ぐ人材の育成


以上の8Stepからなるとのこと。今日は2回目なので、「テーマ設定」の振り返りと、プランニングに関してのレクチャーになるわけです。僕もこれまでにささやかながらいくつかのプロジェクトを企画し、実行してきた(もちろん失敗に終わったものも多いですが)わけですが、この8Stepは非常に現実的な分け方で好感が持てるものです。

「MBA的ビジネスプランニング」と対比して考えると、

1)テーマ設定
→ 事業機会の探索
2)プランニング
3)企画実行に向けた準備
→ 以上、事業計画の立案
4)プロジェクトのビジュアルイメージ、ネーミング、コピー
5)集客、認知
→ 以上、マーケティング
6)実行時の全体プロデュース
7)継続のためのアフターフォロー
→ 以上、マネジメントとビジネスシステム
8)意思を受け継ぐ人材の育成
→ 人と組織

みたいな感じで対応しているのかな。少々乱暴だけど。

個人的な感想としては、事業機会の探索に関しては、この8STEP方式でやったほうが市場に受け入れられるものが、スピーディーに立案できるような気がする。そして、それはこの学部の一番の醍醐味だ。今、国内企業に求められている「創造力」は、おそらく、事業機会の探索の部分に重点を置く前に、稟議のシステムや、会社のルールなどに縛られ、マネジメントやビジネスシステムから考えているから、うまくいかないんじゃないかな。と思う。
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ソウルビレッジフィロソフィア:プロジェクトデザイン学部 第一回

091020_205925_M-225x30010月20日(火) ジョブウェブキャリアメールマガジンでも告知した、ソウルビレッジフィロソフィアに参加してきました。

講師は古田秘馬氏。丸の内朝大学八ヶ岳地域活性プロジェクト、楽園ゴルフなど、様々なプロジェクトを仕掛け、実現するプロフェッショナル・プロデューサー。終了後の懇親会で伺った話では、現在も30~40ぐらいのプ ロジェクトを抱えていらっしゃるそうです。通常、それぐらいのプロジェクトを抱えてしまうと、パンクしてしまったり、中途半端なプロジェクトになりがちで すが、古田氏のこれまでの活動を見ていると、ことごとくプロジェクトをきっちりローンチしていらっしゃるような気がして、その秘密を学ぶための参加でもあ りました。

全8回/58,000円 というコースですが、初回の感想としては値段以上の価値があると感じました。以下に、講座の様子と参加のレポートを書きます。(有料の講座なので、エッセンスだけ抽出してお伝え致します。)

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自己紹介
プロジェクトデザイナー。富山県在住。人と組織の問題に興味があります。小説の原稿の断片、日々感じる社会や経済に関する疑問、書評を徒然なるままに。

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