プロジェクト推進者のための議事録の書き方

プロジェクトを設計（デザイン）し、前に進める。という仕事に取り組み始めてから、ありがたい事に多くの仕事の相談や依頼を受けるようになった。やってみて感じるのは、企画するだけでなくて、ものごとを確実に前に進めてくれる人をどこの企業も求めているんだなー、ということ。

プロジェクトを設計し、前に進める。というと大層なことをやっているように思えるかもしれないけれど、実は僕がやっていることは本当に単純で、

・アジェンダをつくり
・会議をファシリテートし
・議事録を作成する

ということをしているだけだ。もちろんプロジェクトを円滑に進めるために必要であれば、情報共有やプロジェクト推進のツールを提供したりもするけれど、基本的には無料で利用でき、汎用性の高いものしか使わない。

プロジェクトを前に進めるために、ちょっとしたTIPSのようなものも身につけてはいるつもりだけど、基本はやっぱり議事録だと思う。

企業の中には、一番若い、あるいは役職的に一番下の人が議事録を書くというケースも多いと思うけれど、ことプロジェクトの推進に関わる会議ではこれはダメだと思う。そんなプロジェクトは失敗する確率が高い。基本は、

１）会議をファシリテートする人がアジェンダをつくり、議事録をとるべきだ。
２）それが無理なら、会議をファシリテートする人と同じレベルでものごとを考えられるNo.2がそれに取り組むべきだ。
３）それも無理なら、優秀な若手にアジェンダ作成と議事録を任せ、ファシリテーターがすぐに、かつしっかりと目を通してアジェンダと議事録をレビューすべきだ。

それが出来ているプロジェクトは、力強く前に進む。
出来ていないプロジェクトは前に進まない。

それだけのことだ。
本当にわかりやすい。

逆に言うと議事録を任せられた若手は「めんどくせー」と言わず、自分が実質的なプロジェクトリーダーになったつもりで、議事録作成にあたるべきだ。実際に、議事録の担当になった人はそれぐらいの権利を持つことになる。

何故なら、

アジェンダを作成できる：これは実質的に会議で決めること、話すことの主導権を握ったも同じことだ。会議の前に自分の考えをファシリテーターにぶつけ、吟味することが出来る。

議事録を作成できる：これにはいくつかのメリットがある。
・プロジェクトの全体像、推進すべきタスクに関して誰よりも詳しく理解できる。
・進捗が滞っているものや人、明確になっていないものに関して立場上確認が取れる。

まさに、議事録担当はプロジェクトの実質的なリーダーと言えよう。自分が未熟であれば、実質的なリーダーになるための最良のトレーニングの場だとも言える。（その意識をもって議事録作成にあたるのであれば。）

さすがに毎日毎日議事録を書いていると、どのような議事録が簡単で、プロジェクト推進に効果的なのかわかってくる。

というわけで、僕が普段利用しているアジェンダ、議事録のテンプレートを紹介したいと思う。

議事録ってどうとればいいの？と悩んでいる企業経営者や若手社員の方にも読んで頂き、事業の推進や若手社員の育成に役立てて頂ければと思う。

「人と組織」のプロジェクトデザイン

世の中は様々なプロジェクトで溢れています。スポーツの大会で優勝を目指すのもプロジェクトだし、学園祭で素晴らしい発表をするのも、新しいビジネスを立ち上げるのもプロジェクトといえるでしょう。

何らかの達成すべきゴールがあり、ゴールを達成するための計画があり、計画を実現するための組織がある活動は全てプロジェクトと定義できるのではないでしょうか。

来年は、それら世にあふれる「プロジェクト」を効果的に進め、成功に導く技術（＝プロジェクトデザイン）に関して自分なりの考えをまとめ、形にする年にしたいと思っています。

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多くの人がそうであるように、僕もいままで大小様々なプロジェクトを手がけてきました。思っていた通りの（あるいはそれ以上の）成功をおさめたプロジェクトもあれば、自分にとっても、参加してくれたメンバーにとっても苦い思い出となったプロジェクトもあります。

僕自身が手がけ、上手く行ったプロジェクトを振り返ってみると、全てに共通していることは、

１）プロジェクトを成功させるために必要なメンバーを揃えた。

ことだと思っています。プロジェクトの成功に必要な機能を洗い出し、その機能を満たす信頼に足るメンバーを集めた。僕の場合は、これがプロジェクト成功に必要な最低限の条件でした。

機能には、わかりやすい機能もあれば、そうでない機能もあります。わかりやすい機能としては、例えば特殊なスキルが挙げられます。デザインに秀でているとか、営業が得意、とか‥。わかりにくい機能としては、皆を盛り上げる。とか、皆のコミュニケーションを円滑にする。とか、立場の異なる人や顧客の意見を吸い上げることが出来る人。というのがいます。

いずれにしても、必要な機能を洗い出し、そういう能力・資質を持った人を集めること。
僕の場合はこれがプロジェクトの成功に一番必要なことでした。

しかし、人を集めるには情熱と技術が必要になります。

使えるツール：立場も使える時間もばらばらな人が集まってプロジェクトを進める時に

年末になり、仕事も一段落して少しずつ時間が取れるようになってきたので、先週半ばぐらいから、来年の計画を立てはじめています。ばっちり見えているプロジェクトもあれば、これから少しテコ入れしていかなければならないプロジェクトもあります。

この機会にプロジェクト推進に関しての自分の考えをまとめ、ついでにいろいろな人からツッコミを頂きながら更にノウハウに磨きをかけていこうと思います。


■プロジェクト推進のツール

能力のある人だったら、Eメールだけで凄くいいマネジメントをするのだと思いますが、僕はそこまで自信がないので、ある程度ツールに頼るようにしています。

世の中にはいろいろなプロジェクト推進のためのツールがありますが、いろいろ試した結果、僕はGoogleSites に結局のところ落ち着きました（今のところ）。理由としては、

1. 無料である
2. ウェブベースのツールである
3. Gmailは皆持ってる、あるいは簡単に取れるので、権限の管理が簡単。改変の履歴も残る。
4. GoogleSpreadSheetsやカレンダーなどウェブベースのフリーツールと相性がいい
5. 利用ユーザーが多く、継続的にブラッシュアップされる
6. HTMLを用いてちょっとしたカスタマイズも可能

といったところなのですが、もう少し詳しく説明すると次のようになります。

・無料である。ってのは大事なことで、社外の様々な立場、組織に属する人とプロジェクトを進める場合、誰でも気軽に使うことが出来るツールじゃないと使ってもらえない。

・ウェブベースのツールじゃないと、インストールしたりするのがめんどくて使ってもらえない。

・権限の管理が簡単じゃないと使ってもらえない＆権限の管理が出来ないと、情報共有ツールとして危険。

・Officeじゃなくて、原則SpreadSheetsやDocsを使ってドキュメントを管理するってのも大事なことで、紛失の恐れがなく、バージョンの違いによる使いにくさもなく、改変の履歴が残るのはステキ。

・継続的にブラッシュアップされるし、利用したことがある人は徐々に増えていくし、Googleだから当分はバージョンアップが中止になることもないだろう。

・ウェブに詳しい人がいれば、高度なカスタマイズも可能。

こんな感じになります。