やってみた）ストレスなく毎日を送るための仕事術

ここ最近、何をしていたかというと、今更ながら「仕事術」系の本を読みまくっていた。

今更「仕事術かよ‥」と思われるかも知れないのだけれど、これは結構重要なことで、職場や仕事内容が変化するたびに、自分の仕事のやり方を棚卸しし、最もストレスのないやり方を見出さなければならないと、僕なんかは思う。

仕事術や時間管理のやり方が定着しない理由は明白で、「自分の仕事にあっていないから」「書かれたことをそのまま実践してみるから」だ。

仕事のやり方が千差万別で、自分が持つ個性も他人と同じ。ということはないのだから、自分なりのやり方を見つけなければきっとダメに違いない。

さて、何かの参考になるかもしれないし、僕自身が仕事のやり方を振り返るときに、参考にもなるから、最近定着した僕の仕事のやり方をちょっと記録しておく。

----

■大前提として

20代の頃に「仕事術」に求めていたものは、大量の仕事を効率よくこなす力だった。大量の仕事をこなせば機会も増えるし、能力も高まる。20代の頃はそれでよかったようにも思う。

しかし、30代となった今は違う。大量の仕事を効率よくこなしても、余分な仕事が増えるばかりだ（僕の場合は）。今、大切にしたいことは、いかにストレスなく毎日を送るか。という視点だ。

20代の時ほど、仕事にすべてを捧げることは出来ない。家族を大切にしたい。健康も管理したい。それでいて仕事の能率も高めたい。そう考えると、ストレスなく毎日を送ることがこの上なく重要だと感じるようになった。

ストレスがなければ、仕事に集中できる。何か不安なことやイライラがあると、仕事も思うように進まない。周囲にもきつくあたってしまう。これではダメだ。仕事をしてもしても、マイナスに作用する。だから、今回はストレスのない状態を作る。ということを第一に意識して、自分の仕事のやり方を設計することにした。

第一のルール）毎朝、仕事の優先順位を決め、一度決めたら、絶対に変更せず一から順にやっていく。

2万5千ドルの提案というエピソードがある。以前、この話を読んだときは特になんとも思わなかったのだが、時間が立てばたつほど、僕の中での存在が大きくなっている話なので、少し紹介しようと思う。

ある日、アイビー・リーという名のコンサルタントが、ベツレハム・スチール社社長、チャールズ・シュワブと面談していた。リーは、シュワブに自分のコンサルティング会社のサービスの概略を説明し、このように結んだ。「弊社のサービスをもってすれば、より良い経営ノウハウが得られます」

「バカらしい」シュワブは言った。「経営ノウハウを知っているだけでうまく経営できるものではありませんよ。我が社にいま必要なのは、もっと”知ること”ではなく、もっと”行動すること”なのだ。”知識”じゃない。”行動”なのだよ！我々はどうすべきかとっくに知っていることをビシッと徹底させるなにかを君が教えられるなら喜んで耳を貸すし、お望みの代金をお支払いしますよ！」

「わかりました」リーは答えた。「20分いただければ、少なくともあと50％はあなたの行動を引き出す方法を教えてさしあげられます」

「いいだろう」シュワブは言った。「さっそくやってもらおうか。電車に乗り遅れるわけにはいかないから、あと20分くらいしか時間がないのでね」

リーは、ポケットから一枚の白い紙を取り出し、シュワブ氏に渡して言った。
「この紙に、あなたがしなくてはならない最も重要な六つの項目を書き出してください」

シュワブ氏が書き出すのに3分を要した。

「さて」とリーは言った。「重要度の高い順に番号をつけてください」
シュワブ氏は番号をつけるのに5分を要した。

「それでは」とリーは続けた。「この紙をポケットにしまって、明日の朝一番で一番目の項目を確認して仕事をはじめてください。そして、完了するまで続けてください。それが終わったら、同様に二番目に取りかかってください。それからさらに三番目へ、という順に進めてください。帰る時間まで一日中続けてください。

ほかの仕事が一つか二つしかできないなどと心配しないでください。あなたは最も重要な仕事に取り組んでいるのです。そのほかの仕事はまだ時間の余裕があります。この方法ですべてをより終えることができなければ、ほかのどんな方法でもやり遂げられないはずです。それに、なにかメソッドがなければ、あなたはおそらく、どれが最も重要か、決めることさえできなかったでしょう

平日はこの方法で進めてください。そして、このメソッドはそれなりの価値があるとご自身で納得なさったら、部下にやらせてみてください。あなたがよいと思われる期間、試してください。その後、あなたの判断でこのメソッドの価値に値段をつけて、私に小切手を送ってください」

二人の面談はおよそ30分で終わった。それから数週間後、シュワブ氏はリーに損得の観点からこれまで学んだなかで最も儲かるメソッドであると述べたお礼の手紙を添えて、二万五千ドルの小切手を送ったのだ！五年後、この方式の大いなる恩恵で、無名のベツレハム・スチール社は世界最大の独立鉄鋼メーカーにのしあがった。そしてチャールズ・シュワブは億万長者になり、世界に名だたる鉄鋼王として知られるようになった。

私はこうして全米ナンバーワンの営業マンになった―経験ゼロの「落ちこぼれ大リーガー」が極めたセールス術 (East Press Business)
著者：フランク ベトガー
イーストプレス(2007-01)
おすすめ度：
販売元：Amazon.co.jp
クチコミを見る


ここで紹介されている手法は、非常にシンプルなものだけれど、（少なくとも僕にとっての）仕事術の原則はこれだ！という思いが日に日に強くなっていった。この手法のポイントはたったひとつだ。

優先順位を一度決めたあとは、決めた仕事をこなすことに集中させる。

これだけだ。このシンプルなルールがとても強力なのだと思う。

とにかくやってみるとわかるけれど、仕事をひとつ片付けるととても気持ちがいい。心が晴れやかになる。でも多くの場合は、仕事をひとつ終わらせる前に、仕事が次々に割り込む。そのたびにスケジュールを調整する。優先度が変わる。結果的にひとつも仕事が終わらず、一日の終りにはどんよりとした気分になる。

昨日よりも今日の方が仕事が増えた。
朝決めた作業がひとつも終わらなかった。

そんな暗い気持ちにとらわれる。
だから、まず第一は、一日にやるべき仕事を洗い出し、優先順位をつけ、一度決めたあとは先延ばしせず順番にやっていく。ということなのだ。非効率に見えるかもしれないけれど、結果的にはこれがストレスなく、効率よく仕事を進めることに繋がる。



第二のルール）２分以内に終わる作業はすぐにやる。特にメールは見た瞬間に処理をする。

とはいっても、仕事が割りこむし。

そういう人は多いだろう。確かに牧歌的だったアイビー・リーの時代と今は違う。電話で、メールで、上司から、顧客から、容赦なく仕事を依頼される。優先順位が揺らぐ時がある。

だから、僕はアイビー・リーのやり方に一手間加えるようにしている。それは、２分以内に終わる作業はすぐにやる。というやり方だ。これは、仕事を成し遂げる技術（通称：GTD）で学んだやり方だ。今は、２分以内にすまなくとも、（見積書など）別に添付ファイルをつくる必要がないメールに関しては、見た瞬間にするようにしている。（だから、一日の間にメールをチェックする時間はある程度決めておいたほうがいい。）

これを徹底することにより、随分ストレスが減った。
何しろ処理しなければいけないメールが常に空なのだ。

判断しなければならない書類もそうだ。見なければならない手紙もそうだ。見た瞬間にやる。それを徹底することで、常に机の上と心を清潔に保つことができる。


仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
著者：デビッド・アレン
はまの出版(2001-09)
おすすめ度：
販売元：Amazon.co.jp
クチコミを見る


第三のルール）自分の生産性が最も高まる「書斎づくり」にお金をかける

これはやっている人が多いだろう、と思う。僕は仕事に関してはノマドスタイルをずっと続けていた（それこそ今のように流行る前から）、けれど、結局のところ完璧な作業環境を整えてしまうと、ノマドなんて非効率な仕事のスタイルなんてできっこない。

小さいディスプレイ、小さい机、限られた参考資料や備品。仕事は出来なくはないが、生産性は確実に落ちる。100歩譲って、必要な資料を全部pdf化してiPadに放り込んでいるとしても、小さいディスプレイや、決められた場所に備品がない、楽な椅子や広いデスクがない。というのはどうしようもない。ノマドスタイルは僕にとってはあくまで代替手段だ。

自分の書斎を持て、とはよく言われることだけれど、これはそのとおりだと思う。机・椅子・備品に到るまで、よく吟味し、こだわりの環境を整える。椅子に座るだけで、仕事モードに全てが切り替わる。こういう環境を整えることができたら最高だ。

なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫)
著者：ケリー・グリーソン
PHP研究所(2003-04-02)
おすすめ度：
販売元：Amazon.co.jp
クチコミを見る



第四のルール）週に一 度、全ての仕事を見直しやるべきことにフォーカスする

目先の仕事をこなすことはとても大事だけれど、毎日の優先順位の決め方が間違っていたら、事業も間違った方向に進んでしまう。だからこそ、週に一度は抱えている全ての仕事を洗い出し、中長期的な戦略に自分の仕事なり優先順位のつけ方が合致しているかどうかを見直すことが必要だ。

この作業は自分自身としてもいいが、上司や親しい仲間など、他人の意見を入れるとさらにフォーカスすべきことが明確になる。僕はこの作業を週に一度の会議を通じて行っている。（参考：小さな組織のリーダーのための、「会議」のすすめ）

あれもこれもではなく、やるべきことにフォーカスし、重要でないものに関してはどんどん切り捨てていく。そういうメリハリが事業を前に進めるためには必要だと思う。


第五のルール）仕事のやり方のみならず、仕事・事業の構造を見直す。

究極的にはこれになるんだろうと思う。やっぱりどうしても労働集約型の構造になってしまっているビジネスというのはある。労働集約型のビジネスを否定するつもりはない。働けば働いた分だけ収入につながるし、自分の力を磨くことにも繋がる。変 化への対応も柔軟だ。

しかし、ずっと続けることは出来ない。労働時間は減少するし、それを能力と経験値の向上で補うにしても限界がある。どこかで、労働ではなく、資本や知恵をお金に変えるビジネスに変更しなければならない。

生産性を高めるというのはいわば足し算だ。これは素晴らしいことだが、限界がある。
それに対して、仕事の構造・事業の構造を変えるというのは掛け算だ。投下する労働力に対して、何倍もの「てこ」が働く。その分リスクが高まるともいえる が、そのリスクをカバーできるだけの知恵と経験を身につけたら、是非ともシフトすべきではないかと思う

----

以上が、ここ1ヶ月ぐらいかけて僕が自分にインストールした「ストレスのない毎日を送る仕事術」の全容だ。正確にいうと、これにプロジェクトマネジメントの手法がくっつくが、それについてはまた機会があればまとめようと思う。

（僕はないけれど）実際にはノルマがあったり、締切りがあったりして、どうしても思ったように仕事が進めれない人もいることだろう。ストレスはまるでないよりも、適度にあったほうが仕事がはかどる、というのも一般に言われていることだ。

仕事内容や立場によって、いろいろ融通のきかない人もいることだろう。しかし、ひとつだけ言えるのは、仕事が出来る人は例外なくメールの返信が早く、帰宅が早く、それでいて成果も残している、ということだ。それをするために、普段から工夫しているのだろう。

僕は残念ながらその域に達しているとはいえないけれど、今日よりもよい明日を作ることは、工夫次第で誰にでも出来るんじゃないか、と思う。